Những khoản chi phí DỄ BỊ LOẠI TRỪ khi quyết toán thuế TNDN 2025
🚨 CẢNH BÁO: Nhiều doanh nghiệp đã phải truy thu thuế và nộp phạt vì kê khai các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN 2025. Dưới đây là 6 nhóm chi phí dễ bị “loại” nhất và cách khắc phục để tránh rủi ro.
📌 6 KHOẢN CHI DỄ BỊ LOẠI TRỪ NHẤT
1. Chi phí KHÔNG có hóa đơn, chứng từ
Nguyên nhân: Mua hàng không lấy hóa đơn, chi tiền mặt không chứng từ.
Hậu quả: Toàn bộ khoản chi bị loại, doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN + phạt.
2. Chi phí CÁ NHÂN
Nguyên nhân: Chi phí ăn uống, du lịch, mua sắm cá nhân hạch toán vào chi phí doanh nghiệp.
Hậu quả: Không được trừ, truy thu thuế + phạt.
3. Chi phí lãi vay
Nguyên nhân: Vay của cá nhân không có hợp đồng, không chứng từ thanh toán, lãi suất vượt trần.
Hậu quả: Phần lãi vay vượt quá 150% lãi cơ bản của NHNN bị loại.
4. Chi phí khấu hao TSCĐ
Nguyên nhân: Khấu hao sai nguyên tắc, khấu hao TSCĐ không đủ điều kiện, trích khấu hao vượt mức quy định.
Hậu quả: Phần khấu hao sai bị loại khỏi chi phí được trừ.
5. Chi phí quảng cáo, khuyến mại, tiếp khách
Nguyên nhân: Vượt quá 15% tổng chi phí được trừ (với doanh nghiệp thành lập đủ 12 tháng).
Hậu quả: Phần vượt trần bị loại, không được tính vào chi phí hợp lý.
6. Chi phí ≥ 20 triệu không thanh toán qua ngân hàng
Nguyên nhân: Giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
Hậu quả: Khoản chi bị loại, dù có hóa đơn hợp pháp.
📋 SO SÁNH CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ VÀ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ
| Loại chi phí | Được trừ ✅ | KHÔNG được trừ ❌ |
|---|---|---|
| Chi phí nguyên vật liệu | ✅ Có hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán | ❌ Không có hóa đơn, không chứng từ |
| Chi phí nhân công | ✅ Có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi trả | ❌ Không hợp đồng, chi trả không rõ ràng |
| Chi phí lãi vay | ✅ Hợp đồng vay, lãi suất ≤ 150% lãi NHNN | ❌ Lãi vay vượt trần, vay không có hợp đồng |
| Chi phí khấu hao | ✅ Đúng quy định, TSCĐ đủ điều kiện | ❌ Sai nguyên tắc, TSCĐ không đủ điều kiện |
| Chi phí quảng cáo, khuyến mại | ✅ Trong giới hạn 15% tổng chi phí | ❌ Vượt 15% tổng chi phí được trừ |
| Chi phí ≥ 05 triệu | ✅ Có hóa đơn + chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | ❌ Thanh toán bằng tiền mặt |
🛠️ CÁCH KHẮC PHỤC VÀ CHUẨN BỊ HỒ SƠ
📄 Đối với chi phí đã phát sinh trong năm 2025:
- Rà soát lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ của các khoản chi lớn
- Bổ sung hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán (nếu thiếu)
- Đối với khoản chi ≥ 05 triệu, kiểm tra lại hình thức thanh toán (bắt buộc không dùng tiền mặt)
- Chuẩn bị hồ sơ giải trình cho các khoản chi có rủi ro cao (theo Mẫu 01/TNDN)
📑 Hồ sơ cần chuẩn bị để bảo vệ chi phí:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT hợp pháp
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu
- Chứng từ thanh toán (chuyển khoản, ủy nhiệm chi)
- Bảng kê thu mua (nếu mua của hộ, cá nhân không có hóa đơn) – Mẫu 02/TNDN
📌 Căn cứ pháp lý: Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của chi phí. Nếu qua thanh tra/kiểm tra, cơ quan thuế phát hiện chi phí không đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính.
📞 Cần rà soát chi phí trước quyết toán thuế TNDN 2025?
Đội ngũ Kế Toán Trịnh Kiểu sẽ giúp doanh nghiệp bạn kiểm tra, đánh giá rủi ro và hoàn thiện hồ sơ chi phí để tránh bị loại trừ khi quyết toán.