Bước 1: Mở sổ và ghi số dư đầu kỳ

• Ghi ngày tháng mở sổ (thường là ngày 01/01 hoặc ngày đầu quý)
• Ghi số dư tiền mặt tồn quỹ đầu kỳ (nếu có)
• Ghi số dư tiền gửi ngân hàng đầu kỳ (nếu có)

Ví dụ: “Tiền mặt đầu kỳ: 10,000,000đ”

Bước 2: Ghi các nghiệp vụ thu tiền mặt

• Cột Chứng từ: Ghi số hiệu chứng từ (phiếu thu PT001, PT002…)
• Cột Diễn giải: Ghi nội dung “Thu tiền bán hàng”, “Thu nợ khách hàng”…
• Cột Thu/Gửi vào: Ghi số tiền thực thu
• Cột Chi/Rút ra: Bỏ trống hoặc gạch ngang

Bước 3: Ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt

• Cột Chứng từ: Ghi số hiệu chứng từ (phiếu chi PC001, PC002…)
• Cột Diễn giải: Ghi nội dung “Mua nguyên liệu”, “Trả tiền thuê mặt bằng”…
• Cột Thu/Gửi vào: Bỏ trống hoặc gạch ngang
• Cột Chi/Rút ra: Ghi số tiền thực chi

Bước 4: Ghi nghiệp vụ ngân hàng (nếu có)

• Khoản “Tiền gửi không kỳ hạn”: Ghi riêng từng ngân hàng
• Gửi tiền vào ngân hàng: Ghi vào cột “Thu/Gửi vào”
• Rút tiền từ ngân hàng: Ghi vào cột “Chi/Rút ra”
• Chuyển khoản thanh toán: Ghi như nghiệp vụ chi

Bước 5: Tính số dư cuối kỳ

• Công thức tính: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi
• Tính riêng cho từng loại: Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng
• Kiểm tra đối chiếu với thực tế tồn quỹ và sao kê ngân hàng

Ví dụ: “Tiền mặt cuối tháng: 15,000,000đ”